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Law No. 52 of 2016, which establishes the obligation to maintain accounting records for certain legal persons and issues other provisions.

Main Obligations of Law 52 of 2016:

  • It is established that legal entities that do not carry out operations that are perfected, consumed or have their effects within the Republic of Panama are required to keep accounting records and supporting documentation, which must be available for a period of not less than five years Counted from:
    • Last day of the calendar year within which the transactions for which these records are applied have been completed; or
    • Last day of the calendar year in which the legal person ceases its operations.
  • Such accounting records and supporting documentation must be maintained in the offices of the resident agent of the legal entity, or in any other place determined by its administrative bodies. I understand by means of documentation of support the contracts, invoices, receipts or any document that supports the transactions carried out by the juridical person.
  • In the event that accounting records and supporting documentation are not maintained at the resident agent’s office, the following must be provided to the resident agent in writing:
    I. Physical address where accounting records and supporting documentation are maintained; Y
    Ii. Name and contact details of the person who keeps them in their custody.
    The resident agent must also be informed in writing of any changes in the physical address or contact information, within a period of no more than 15 working days, counted from the date on which the change was approved.
  • In the event that accounting records and supporting documentation are kept outside the Republic of Panama, the legal entity shall be obliged to provide such documents to the resident agent, upon the request of any authority, within a period of no more than 15 days Working days from notification of the request to the resident agent.
  • Failure to provide such documentation within the stipulated period, the resident agent will be obliged to resign as such, within a maximum period of 10 business days, counted from the day following the end of the deadline indicated to deliver the required documentation.
  • If the agent residing in the Public Registry of Panama does not register his resignation within the established period of 10 days, the General Directorate of Revenue will impose a sanction of B / 500.00 and will order the Public Registry to definitively remove said resident agent from the person Legal basis.
  • The resident agent is obliged to keep legal entities that do not perform operations that are perfected consumed or have their effects in Panama, a registry of the place where legal persons maintain accounting records and supporting documentation in case they are kept in a place other than the resident agent’s office, including:
    I. Name of legal entity
    Ii. Physical address where the accounting records and backup documentation are located.
    Iii. Name of the person keeping the documents in custody
  • Equally, the resident agent must keep copies of the records of shares and shareholders of those corporations for which it acts as such.
  • The legal entity that does not comply with the obligations established in said Law 52 of 2016, will be sanctioned with a fine of B /. 1,000.00 and a fine of B / .100.00 for each day that elapses without remedying the breach.

Other Modifications:

  • Article 73 of the Commercial Code was amended to establish that every trader must maintain a Journal and a Major, as well as a Record of Minutes and a Register of Shares or Shareholders or, if applicable, a Register of Quotas or Contributions of Participation Patrimonial or Social.
  • Article 318-A of the Fiscal Code was amended by establishing the following:
    • Failure to pay the single fee in the period in which it is caused will have the effect of not registering in the Public Registry of any corporate act subject to registration and non-issuance of certifications relating to said legal person. Certificates of delinquent legal entities will be issued at the request of a competent authority in order to enforce their rights, always stating that the legal entity is in a delinquent state.
    • The delinquency of legal entities will not prevent the registration in the Public Registry of unilateral waivers by any member of its administrative bodies or its resident agent.
    • The Public Registry will suspend corporate rights to legal entities that:
      I. Remain without designating a resident agent for a period greater than 90 calendar days after the waiver, removal or termination of your former resident agent.
      Ii. They incur in single rate delinquency for a period of 3 consecutive years.
      Iii. They are delinquent in the payment of some fine or imposed penalty and duly executed, upon the order of a competent authority.
    • The registration in the Public Registry of the suspension of corporate rights of a legal person will have the following effects:
      • Impossibility to start legal processes, to carry out their assets, to make claims or exercise any right or to carry out corporate action that is binding for the legal entity.
    • However, the legal entity may:
      • Make your request for activation
      • Management of theft of any process
      • Continue legal proceedings against the members of the court before the date of suspension.
    • Once the legal entity’s suspension is registered in the public registry, the legal entity will have a period of 2 years to be reactivated. Whoever requests the reactivation must pay a fine of B / .1,000.00 and correct the grounds that gave rise to said suspension.
    • After 2 years without the reactivation of the legal entity, the Public Registry will proceed with the definitive cancellation of the same. Once the legal entity is dissolved, it will initiate the process of liquidation of the legal entity in accordance with the provisions of the Law.
  • Article 9-A was added to Act 2 of 2011 establishing that the Certification of the resident agent should be issued when legal entities decide to change it from resident agent status. Additionally, it is indicated that public notaries should not close the Deed without the certification of the resident agent.
  • A paragraph was also added to article 10 of Law 2 of 2011, stating that resident agents may at any time resign from the respective corporation without obligation to pay any registration or qualification fee for registration in the public registry and expenses Of Public Deed, when under oath of gravity state that the required communication with the shareholders has been lost or when they have not received payment of their resident agent fees for 3 consecutive years.
  • Article 21 of Law 47 of 2011 was amended, thus providing that in cases where the owner of shares issued to the bearer has not delivered the certificate of bearer shares in custody, political rights will be canceled by mandate of Law And economic consequences inherent in such action.

Principales Obligaciones de la Ley 52 de 2016:

 Se establece que las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá están obligadas a llevar registros contables y documentación de respaldo, los cuales deben estar disponibles por un periodo no menor a cinco años contados a partir de:
o Último día del año calendario dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas; o
o Último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.
 Dichos registros contables y documentación de respaldo debe mantenerse en las oficinas del agente residente de la persona jurídica, o en cualquier otro lugar que determinen sus organismos de administración. Se entiendo por documentación de respaldo los contratos, facturas, recibos o cualquier documento que sustente las transacciones realizadas por la persona jurídica.
 En caso en que no se mantengan los registros contables y la documentación de respaldo en las oficinas del agente residente, se le deberá proporcionar al mismo, por escrito, lo siguiente:
i. Dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación respaldo; y
ii. Nombre y datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia.
Igualmente se deberá informar por escrito al agente residente de cualquier cambio en la dirección física o información de contacto, en un periodo no mayor de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se aprobó el cambio.
 En el supuesto en que los registros contables y la documentación de respaldo se mantengan fuera de la República de Panamá, la persona jurídica estará obligada a proporcionar dichos documentos al agente residente, previo requerimiento de cualquier autoridad, en un periodo no mayor a 15 días hábiles contados a partir de la notificación del requerimiento al agente residente.
 De no proporcionar dicha documentación en el plazo estipulado, el agente residente estará obligado a renunciar como tal, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, contados a partir del día siguiente de terminación del plazo indicado para entregar la documentación requerida.
 De no inscribir el agente residente en el Registro Público de Panamá su renuncia en el plazo de 10 días establecido, la Dirección General de Ingresos impondrá una sanción de B/500.00 y ordenará al Registro Público la remoción definitiva de dicho agente residente de la persona jurídica.
 El agente residente está obligado a mantener de las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen consuman o surtan sus efectos en Panamá, un registro del lugar donde las personas jurídicas mantienen los registros contables y la documentación de respaldo en caso de que se mantengan en un lugar distinto a la oficina del agente residente, incluyendo:
i. Nombre de a persona jurídica
ii. Dirección física donde se encuentren los registros contables y la documentación de respaldo.
iii. Nombre de la persona que mantiene bajo su custodia los documentos
 Igualmente el agente residente deberá mantener copias de los registros de acciones y accionistas de aquellas sociedades anónimas para las cuales actúe como tal.
 La persona jurídica que no cumpla con las obligaciones establecidas en dicha Ley 52 de 2016, será sancionadas con multa de B/. 1,000.00 y multa de B/.100.00 por cada día que transcurra sin que se subsane el incumplimiento.
Otras Modificaciones:
 Se modificó el artículo 73 del Código de Comercio donde se establece que todo comerciante debe mantener un Diario y un Mayor, así como un Registro de Actas y un Registro de Acciones o Accionistas o en su caso un Registro de las Cuotas o Aportes de Participación Patrimonial o Social.
 Se modificó el artículo 318-A del Código Fiscal estableciendo lo siguiente:
o La falta de pago de la tasa única en el periodo en que se cause tendrá como efecto la no inscripción en el Registro Público de ningún acto corporativo objeto de inscripción y la no expedición de certificaciones relativas a dicha persona jurídica. Se emitirán certificaciones de personas jurídicas morosas a solicitud de una autoridad competente con el objeto de hacer valer sus derechos, siempre indicando que la persona jurídica se encuentra en estado de morosidad.
o La morosidad de las personas jurídicas no evitará la inscripción en el Registro Público de las renuncias unilaterales por parte de cualquier miembro de sus organismos de administración o de su agente residente.
o El Registro Público suspenderá los derechos corporativos a las personas jurídicas que:
i. Permanezcan sin designar un agente residente por un periodo mayor a 90 días calendario luego de la renuncia, remoción o terminación de su agente residente anterior.
ii. Incurran en morosidad de la tasa única por un periodo de 3 años consecutivos.
iii. Se encuentren morosos en el pago de alguna multa o sanción impuesta y debidamente ejecutoriada, previa orden de una autoridad competente.
o La inscripción en el Registro Público de la suspensión de derechos corporativos de una persona jurídica tendrá los siguientes efectos:
 Imposibilidaddeiniciarprocesoslegales,realizarnegocioso disponer de sus activos, hacer reclamos o ejercer algún derecho o de realizar actuación corporativa que resulte obligante para la persona jurídica.
o No obstante, la persona jurídica podrá:
 Hacerunasolicituddereactivación
 Gestionarladefensadecualquierprocesoensucontra
 Continuarprocesoslegalesinstituidosensunombreantes de la fecha de suspensión.
o Una vez inscrita la suspensión de la persona jurídica en el registro público, la persona jurídica contará con un plazo de 2 años para ser reactivada. Quien solicite la reactivación deberá pagar una multa de B/.1,000.00 y subsanar las causales que dieron origen a dicha suspensión.
o Pasados los 2 años sin que se haga la reactivación de la persona jurídica, el Registro Público procederá con la cancelación definitiva de la misma. Una vez disuelta la persona jurídica, iniciará el proceso de liquidación de la persona jurídica de conformidad con lo dispuesto en la Ley.
 Se adicionó el artículo 9-A a la Ley 2 de 2011 estableciendo que la Certificación del agente residente deberá ser emitida cuando las personas jurídicas decidan cambiarlo de la condición de agente residente. Adicionalmente, se indica que los notarios públicos no deberán cerrar la Escritura sin que conste la certificación del agente residente.
 Igualmente se adicionó un párrafo al artículo 10 de la Ley 2 de 2011, estableciendo que los agentes residentes podrán renunciar en cualquier momento a la respectiva sociedad anónima sin obligación de pagar ningún derecho de registro o calificación por la inscripción en el registro público y gastos de Escritura Pública, cuando bajo la gravedad de juramento expresen que se ha perdido la comunicación requerida con los accionistas o cuando no hayan recibido el pago de sus honorarios de agente residente por 3 años consecutivos.
 Fue modificado el artículo 21 de la Ley 47 de 2011, estableciendo así que en los casos en que el propietario de acciones emitidas al portador no haya entregado en custodia el certificado de acciones al portador, se entenderán cancelados por mandato de Ley los derechos políticos y económicos inherentes a dicha acción.

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